根據(jù)貨運代理的工作特點，日常工作中上海進出口貨運代理的操作流程分為以下幾個環(huán)節(jié)：接單、訂艙、拖車/內(nèi)裝、報關(guān)、文件等。

一、貨代操作流程的接單部分

原則上，訂單接收工作應(yīng)成為日常生活中的優(yōu)先工作環(huán)節(jié)。一般來說，訂單接收必須快速、高效，并在第一時間內(nèi)確認業(yè)務(wù)的可操作性并安排。訂單接收人員一般要求在收到委托書后15分鐘內(nèi)5分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確認。審核客戶委托內(nèi)容；確認客戶服務(wù)要求；確認運價、確認倉位（客戶服務(wù)或訂單接收人員）

二、貨代操作流程的訂艙部分

一般來說，上海進出口貨代預(yù)訂時間必須在開航日7天前安排。對于可以提前接受委托的船舶公司，應(yīng)爭取第一批訂艙，并在旺季根據(jù)市場情況適當提前；一般要求在預(yù)訂5工作日前完成訂艙。對于在此期限內(nèi)的業(yè)務(wù)委托，一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙，不得超過一個工作日內(nèi)完成訂艙。

三、拖車/內(nèi)裝(調(diào)度)

客戶委托的拖車。內(nèi)部或報關(guān)要求必須根據(jù)船舶公司、碼頭、貨物性質(zhì)和市場環(huán)境進行預(yù)審。盡量與客戶協(xié)商調(diào)整隱患的不合理安排，并告知原因和風險。在船舶公司的免費箱期內(nèi)，安排拖車柜進入現(xiàn)場，避免額外費用。

如發(fā)生超額堆放費用。超期柜租金等額外費用，應(yīng)立即通知客戶，要求其書面確認和登記客戶業(yè)務(wù)退款，并確認是否發(fā)生拖車安排的初始費用。如有預(yù)付費，應(yīng)立即通知客戶，并要求其書面確認和登記。

四、進出口貨代操作流程的報關(guān)部分(操作員)

(1)安排前可獲得相關(guān)銷售或客服確認。

(2)根據(jù)船舶公司、碼頭、航線、貨物等情況，前瞻性判斷合適的報關(guān)時間。如果客戶的具體情況存在沖突，必須與客戶友好協(xié)商并告知可能的風險。

(3)在與客戶約定報關(guān)日期的前一個工作日再次與客戶確認報關(guān)材料的發(fā)送情況。

(4)收到報關(guān)材料后，應(yīng)立即預(yù)審報關(guān)材料，并立即處理問題。

(5)在約定的報關(guān)日期前一個工作日下班前，將完整的報關(guān)材料送報關(guān)行。

(6)對于報關(guān)材料，要求復(fù)印留底；對于核銷單等重要報關(guān)材料，必須進行登記。

(7)跟蹤反饋報關(guān)結(jié)果。

五、進出口貨代操作流程相關(guān)文件部分

1、提單確認(文件員)

(1)提單確認件的膳制和發(fā)送，提單確認件的膳制和發(fā)送應(yīng)及時，一般必須在預(yù)定航天前2個工作日發(fā)送。

(2)催促提單確認。